Deine E-Mails begleiten eine kreative Zusammenarbeit von der ersten Pitch- und Angebotsnachfassung bis zur finalen Kampagnenfreigabe. Jede Nachricht kann eine offene Entscheidung sichtbar machen, den nächsten Schritt benennen und die passende Person ansprechen.
Eine Kick-off-Mail mit Briefing schafft gemeinsame Orientierung. In Feedbackrunden zu Entwürfen helfen klare Ansprechpartner, gebündelte Rückmeldungen und ein vereinbartes Datum. So bleiben Ideen, Korrekturen und Freigaben in einem nachvollziehbaren Verlauf.
Ein Agentur-Newsletter mit Cases gehört in einen eigenen freiwilligen Verteiler. Zeige Kundenarbeiten nur mit Kundenfreigabe und Einwilligung der Empfänger. Mails im Namen von Kunden versendest du erst nach deren Absender-Freigabe. Jede freiwillige Aussendung enthält eine gut auffindbare Abmeldung.
| Tool | Passender Einsatz | Preis |
|---|---|---|
| HubSpot | Kick-off und Folgeaufgaben | Marketing Hub Starter 7 $ pro Sitz und Monat, kostenlose Werkzeuge |
| ActiveCampaign | Nachfassung nach dem Pitch | Starter 15 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für 1.000 Kontakte, 1 Benutzer |
| MailerLite | Case-Newsletter und Anmeldungen | kostenlos bis 250 Abonnenten und 2.500 E-Mails im Monat, Comfort 12 $ pro Monat für 500 Abonnenten |
| Brevo | Freigabe- und Servicehinweise | Starter ab 9 $ pro Monat für 5.000 E-Mails, kostenlos 300 Sendungen pro Tag |
| Mailchimp | Freiwillige Kunden-Case-Verteiler | kostenlos bis 250 Kontakte und 500 Sendungen im Monat, Standard ab 20 $ für 500 Kontakte |
| Campaign Monitor | Regelmäßige Agenturinformationen | Lite ab 13 $ pro Monat für 500 Kontakte |
| GetResponse | Einladungen zu Cases | Starter 19 $ pro Monat für 1.000 Personen |
| Kit | Eigene Case-Leserschaft | Creator 33 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für 1.000 Abonnenten |
| Constant Contact | Wiederkehrende Rundmails | Lite ab 12 $, Standard ab 35 $, Premium ab 80 $ pro Monat |
| Moosend | Kleine Case-Verteiler | Pro 9 $ monatlich oder 7 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für 500 Kontakte |
| AWeber | Einfacher Versand von Updates | Lite 15 $ pro Monat für 500 Abonnenten |
| Customer.io | Individuelle Projektinformationen | Essentials ab 100 $ pro Monat für 5.000 Profile |
| Klaviyo | Kleiner freiwilliger Verteiler | kostenlos bis 250 Profile und 500 Sendungen, 20 $ pro Monat für 500 Profile |
Cases ankündigen
Preis: kostenlos bis 250 Abonnenten und 2.500 E-Mails im Monat, Comfort 12 $ pro Monat für 500 Abonnenten.
Eine Anmeldeseite kann erklären, welche Kampagnenbeispiele, Einblicke und Termine du verschickst. Formuliere den Anlass verständlich und trenne den freiwilligen Case-Verteiler von laufenden Kundenprojekten.
Kick-off ordnen
Preis: Marketing Hub Starter 7 $ pro Sitz und Monat, kostenlose Werkzeuge.
Eine Kick-off-Mail bündelt Briefing, Rollen, Termine, Dateien und den Weg für Rückfragen. Schreibe, welche Entscheidung als Nächstes gebraucht wird und wer sie bestätigt.
Case-Leserschaft
Preis: Creator 33 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für 1.000 Abonnenten.
Ein freiwilliger Verteiler kann nach Interesse an Kampagnen, Markenarbeit oder Agentureinblicken fragen. Zeige einen Case erst, wenn die Kundenfreigabe vorliegt, und führe die Abmeldung in jeder Aussendung mit.
Pitch nachfassen
Preis: Starter 15 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für 1.000 Kontakte, 1 Benutzer.
Nach einem Pitch erinnert eine kurze Nachricht an das Angebot, die offene Frage und den gewünschten Austausch. Gib der anderen Seite Raum, später zu entscheiden oder abzusagen. Für Entwürfe verschickst du eine eigene Feedback-Mail mit Version und Rückmeldetermin.
Freigaben festhalten
Preis: Starter ab 9 $ pro Monat für 5.000 E-Mails, kostenlos 300 Sendungen pro Tag.
Eine Motivfreigabe nennt die aktuelle Fassung, den geplanten Einsatz, die zuständige Person und den Rückmeldeweg. Mails im Namen eines Kunden gehen erst nach dessen Absender-Freigabe heraus.
Schreibe nach einem Pitch eine kurze Zusammenfassung der Idee, des Ziels und der nächsten offenen Frage. Verweise auf das besprochene Angebot mit Version und Datum. Eine konkrete Frage macht klar, ob ein Gespräch, eine Ergänzung oder eine Entscheidung gebraucht wird.
Bleibt eine Antwort aus, darf eine zweite Nachricht freundlich an den vereinbarten Zeitpunkt erinnern. Nenne eine Alternative für Rückfragen und akzeptiere, wenn ein Vorhaben später beginnt. So bleibt die Nachfassung hilfreich und wird nicht zur Dauerschleife.
Beginne mit dem Anlass und dem gemeinsamen Ziel. Führe den vereinbarten Lieferumfang, Formate, Kanäle und Termine auf. Weise jedem Arbeitsschritt eine Person zu und beschreibe, wo aktuelle Dateien liegen.
Schreibe, wer Fragen sammelt und wann die erste Rückmeldung erwartet wird. Wenn ein Punkt noch offen ist, markiere ihn einzeln. Ein kurzer Abschluss mit dem nächsten Termin gibt allen Beteiligten eine klare Orientierung.
Schicke für jede Runde den Link zur richtigen Version und beschreibe, welche Ebene du sehen möchtest: Text, Bild, Layout, Tonalität oder Kampagnenidee. Bitte um gebündelte Rückmeldung über einen vereinbarten Weg, damit Hinweise nicht zwischen einzelnen Nachrichten verloren gehen.
Benenne klare Ansprechpartner für Inhalt, Gestaltung und Kundenseite. Eine Rückmeldefrist erklärt deinen Ablauf und lässt Raum für Fragen. Nach dem Termin fasst du die Entscheidungen zusammen und kennzeichnest, welche Punkte in die nächste Fassung wandern.
Wenn zwei Hinweise einander widersprechen, frage die zuständige Person nach einer Entscheidung. Verändere die Version erst danach und nenne im Dateinamen den neuen Stand.
Eine Freigabe-Mail enthält die Vorschau, die verwendete Version, den vorgesehenen Kanal und den geplanten Versandzeitpunkt. Frage ausdrücklich, ob Motiv, Text, Link und Absender so eingesetzt werden dürfen. Halte fest, wer die Freigabe erteilt.
Mails im Namen von Kunden verschickst du nur mit deren Absender-Freigabe. Stimme sichtbaren Namen, Adresse und Antwortweg mit dem Kunden ab. Bei einer Änderung startest du die Freigabe für die neue Fassung erneut.
Ein Case-Newsletter zeigt eine Kampagnenidee, einen Arbeitsweg oder ein Ergebnis, das du veröffentlichen darfst. Hole die Kundenfreigabe für jedes konkrete Projekt ein und verwende nur Bilder, Texte und Namen, die dafür freigegeben sind.
Der Verteiler entsteht über eine freiwillige Anmeldung. Beschreibe dort, welche Themen folgen, und halte den Absender erkennbar. Sende keine Case-Mail an Personen, die nur wegen eines einzelnen Auftrags mit dir schreiben.
Jede Ausgabe nennt einen direkten Abmeldelink. Nach der Abmeldung endet der freiwillige Versand an diese Adresse. Prüfe vor dem Versand außerdem, ob Vorschau, Betreff, Links und Kundenfreigabe zur ausgewählten Fassung gehören.
Ordne jede Adresse einem Anlass zu: Projektarbeit, Absenderfreigabe oder freiwilliger Newsletter. Vermische diese Anlässe nicht in einer gemeinsamen Serie. Empfänger sollen erkennen, warum sie die Nachricht erhalten und an wen sie antworten können.
Prüfe vor dem Senden Empfänger, Betreff, Vorschautext, Anhänge, Links und persönliche Angaben. Entferne interne Kommentare aus der finalen Mail. Eine Absenderänderung oder neue Motivfassung braucht die passende Freigabe.
Die Abmeldung bleibt in einem freiwilligen Verteiler sichtbar und direkt erreichbar. Führe sie ohne Umwege aus und nimm die Adresse aus der entsprechenden Aussendung. Für Fragen zur konkreten Umsetzung holst du fachkundige Beratung ein.
Nenne Idee, Ziel, offene Frage, Angebotsversion und den vereinbarten nächsten Schritt in einer kurzen Nachricht.
Briefing, Rollen, Termine, Dateien, Ansprechpartner und der Weg für offene Rückfragen gehören zusammen.
Verlinke eine klar benannte Version, bitte um gebündelte Hinweise und nenne Ansprechpartner sowie Rückmeldetermin.
Wenn die zuständige Person Motiv, Text, Link, Einsatz und Absender für die aktuelle Fassung bestätigt hat.
Nur wenn der Kunde die konkrete Arbeit freigegeben hat und die Empfänger sich freiwillig für den Verteiler angemeldet haben.
Versende sie erst, wenn der Kunde sichtbaren Absender, Adresse und Antwortweg freigegeben hat.
Lege zuerst den Anlass und die zuständige Person fest. Führe dann Pitch, Angebot, Kick-off, Entwurf, Feedback und Motivfreigabe als nachvollziehbare Folge. Jede Nachricht nennt Version, Entscheidung und nächsten Schritt.
Halte Kundenfreigaben für Cases und Absender getrennt von der Projektkommunikation. Prüfe vor jedem Versand Empfänger, Links und Anhänge. Der freiwillige Newsletter erhält eine eigene Anmeldung und eine gut sichtbare Abmeldung.