Deine Pressearbeit beginnt mit einer passenden Redaktion und einer Nachricht, die den Anlass sofort erkennen lässt. Eine Pressemitteilung geht nur an einen berechtigten Verteiler und wird einzeln adressiert, damit Thema, Region und Ressort zum Empfänger passen.
Sperrfristen stehen sichtbar im Betreff und im Einstieg. Presseeinladungen nennen Ort, Zeit, Akkreditierung und eine erreichbare Kontaktperson. Beim Nachfassen erinnerst du Journalistinnen und Journalisten freundlich, ohne Druck aufzubauen.
Kunden erhalten ein verständliches Reporting mit versendeten Nachrichten, Rückmeldungen und Clippings-Übersichten. Krisenkommunikation läuft ausschließlich über abgestimmte Freigaben. Ein Agentur-Newsletter braucht Einwilligung, Abmeldung und einen klaren Absender; diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
| Tool | Passender Einsatz | Preis |
|---|---|---|
| HubSpot | Versandabläufe und Freigaben | Marketing Hub Starter 7 $ pro Sitz und Monat, kostenlose Werkzeuge |
| ActiveCampaign | Nachfassserien für Kontakte | Starter 15 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für 1.000 Kontakte, 1 Benutzer |
| MailerLite | Freiwilliger Agentur-Newsletter | kostenlos bis 250 Abonnenten und 2.500 E-Mails im Monat, Comfort 12 $ pro Monat für 500 Abonnenten |
| Brevo | Hinweise und bestätigte Nachrichten | Starter ab 9 $ pro Monat für 5.000 E-Mails, kostenlos 300 Sendungen pro Tag |
| Mailchimp | Redaktionsnahe Themenverteiler | kostenlos bis 250 Kontakte und 500 Sendungen im Monat, Standard ab 20 $ für 500 Kontakte |
| Campaign Monitor | Regelmäßige Kundeninformationen | Lite ab 13 $ pro Monat für 500 Kontakte |
| GetResponse | Einladungen für Fachtermine | Starter 19 $ pro Monat für 1.000 Personen |
| Kit | Eigener Einwilligungsverteiler | Creator 33 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für 1.000 Abonnenten |
| Constant Contact | Wiederkehrende Rundmails | Lite ab 12 $, Standard ab 35 $, Premium ab 80 $ pro Monat |
| Moosend | Kleine Fachverteiler | Pro 9 $ monatlich oder 7 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für 500 Kontakte |
| AWeber | Einfache Presseupdates | Lite 15 $ pro Monat für 500 Abonnenten |
| Customer.io | Individuelle Kontaktstrecken | Essentials ab 100 $ pro Monat für 5.000 Profile |
| Klaviyo | Kleiner Einwilligungsverteiler | kostenlos bis 250 Profile und 500 Sendungen, 20 $ pro Monat für 500 Profile |
Einladung nachfassen
Preis: Marketing Hub Starter 7 $ pro Sitz und Monat, kostenlose Werkzeuge.
Nach einer Presseeinladung kann eine automatisierte Nachricht an die Akkreditierung erinnern. Eine weitere Aktion darf den Eingang der Rückmeldung bestätigen, sofern der Ablauf vorher festgelegt wurde.
Themenverteiler pflegen
Preis: kostenlos bis 250 Kontakte und 500 Sendungen im Monat, Standard ab 20 $ für 500 Kontakte.
Trenne Einladungen, Kundeninformationen und freiwillige Agentur-Newsletter nach ihrem Anlass. Benenne im Anmeldehinweis die Themen und führe Abmeldungen zuverlässig aus.
Bestätigte Hinweise
Preis: Starter ab 9 $ pro Monat für 5.000 E-Mails, kostenlos 300 Sendungen pro Tag.
Nutze getrennte Nachrichten für eine bestätigte Anmeldung, eine Veranstaltungsänderung und die Abmeldung. Prüfe vor einer Presseeinladung, ob Ort, Uhrzeit und Akkreditierungsweg in der aktuellen Version stehen.
Nachfassen planen
Preis: Starter 15 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung für 1.000 Kontakte, 1 Benutzer.
Ein Nachfassen nennt den ursprünglichen Anlass und bietet eine einfache Antwortmöglichkeit. Wenn keine Reaktion kommt, beendest du die Serie nach einem angemessenen Hinweis und respektierst die Entscheidung der Redaktion.
Agentur-Newsletter
Preis: kostenlos bis 250 Abonnenten und 2.500 E-Mails im Monat, Comfort 12 $ pro Monat für 500 Abonnenten.
Beschreibe auf der Anmeldeseite, ob du Branchenhinweise, Veranstaltungstermine oder Clippings-Übersichten sendest. Eine sichtbare Abmeldung beendet den freiwilligen Versand an diese Adresse.
Beginne mit dem konkreten Nachrichtenwert für diese Redaktion. Schreibe die Ansprechperson korrekt an und fasse im ersten Absatz zusammen, was neu ist, wen es betrifft und warum der Zeitpunkt passt. Ein berechtigter Verteiler bleibt klein genug, damit jede Adresse einen nachvollziehbaren Anlass hat.
Setze die Sperrfrist in Betreff, Vorspann und Dateiname. Nenne Datum, Uhrzeit und Zeitzone und wiederhole die Angabe in der Begleitmail. Wenn keine Sperrfrist gilt, schreibe das ebenfalls eindeutig. Zitate und Bildmaterial erhalten eine kurze Quellenangabe sowie eine erreichbare Kontaktperson.
Eine Einladung nennt Anlass, Ort, Datum, Beginn und voraussichtliches Ende. Beschreibe den Ablauf so, dass eine Redaktion die Relevanz einschätzen kann. Führe eine Akkreditierungsadresse, die Rückmeldefrist und Hinweise für Foto, Ton oder Zugang auf.
Ändert sich der Ablauf, schicke eine klar betitelte Aktualisierung an die bereits angemeldeten Personen. Trenne die organisatorische Information vom späteren Pressegespräch. So bleibt sichtbar, welche Angaben verbindlich sind.
Warte den vereinbarten Zeitpunkt ab und knüpfe in einem Satz an die ursprüngliche Nachricht an. Biete eine konkrete Ergänzung an: ein Zitat, ein Gesprächsfenster oder eine aktualisierte Datei. Frage, ob das Thema für die Redaktion passt, statt eine Reaktion zu verlangen.
Ein zweites Nachfassen bleibt kurz und lässt eine einfache Absage zu. Danach endet der Vorgang. Dokumentiere die Antwort und den gewünschten Kontaktweg, damit spätere Themen besser passen und keine wiederholten Nachrichten entstehen.
Ein Monatsbericht listet versendete Presseinformationen, Einladungen, Rückmeldungen und veröffentlichte Beiträge nach Mandat. Eine Clippings-Übersicht verknüpft jedes Fundstück mit Medium, Datum, Thema und dem vereinbarten Eintrag. Markiere offene Rückfragen separat von bestätigten Veröffentlichungen.
Erkläre im Bericht, welche Nachricht an welche Empfängergruppe ging und welche nächste Aktion daraus folgt. Vermeide Sammelzahlen ohne Kontext. Kunden sollen erkennen, welche Freigabe noch fehlt und wo ein Gespräch vorbereitet wird.
Lege vor einer Krisenmail fest, wer Inhalt, Absender, Verteiler und Zeitpunkt bestätigt. Eine Fassung bleibt intern, bis die benannte Person sie freigibt. Halte Fragen von Redaktionen in einem gemeinsamen Dokument fest und aktualisiere die Antwort nur nach erneuter Abstimmung.
Versende keine Vermutungen und keine ungeprüften Zahlen. Wenn eine Information noch nicht vorliegt, benenne den nächsten Zeitpunkt für eine Aktualisierung. Ein einheitlicher Antwortweg verhindert widersprüchliche Aussagen zwischen Agentur und Kunde.
Ein Newsletter über PR-Arbeit, Veranstaltungen oder Clippings richtet sich nur an Personen, die diesem Versand zugestimmt haben. Beschreibe bei der Anmeldung die Themen, den Absender und den erwarteten Rhythmus. Ein Kontakt aus einer Presseanfrage gehört nicht automatisch in den freiwilligen Verteiler.
Jede Ausgabe enthält eine direkte Abmeldung. Nach der Abmeldung endet der Newsletter an diese Adresse. Prüfe vor dem Versand Betreff, Links, Bilder, Kundenfreigaben und die ausgewählte Empfängergruppe.
Nur eine berechtigte Redaktion mit erkennbarem Bezug zu Ressort, Region oder Thema erhält die einzeln adressierte Nachricht.
Setze Datum, Uhrzeit und Zeitzone in Betreff, Vorspann und Dateiname und wiederhole die Angabe in der Begleitmail.
Anlass, Ort, Zeit, Ablauf, Akkreditierung, Rückmeldefrist und eine erreichbare Kontaktperson gehören zusammen.
Erinnere freundlich an den Anlass, biete eine konkrete Ergänzung an und akzeptiere eine Absage ohne weitere Serie.
Versand, Rückmeldungen, veröffentlichte Beiträge und die Clippings-Übersicht werden nach Mandat und nächster Aktion geordnet.
Inhalt, Absender, Verteiler und Zeitpunkt werden vor jedem Versand durch die abgestimmte zuständige Person freigegeben.
Nur mit eigener Einwilligung für den Newsletter und einer jederzeit erreichbaren Abmeldung.
Ordne zuerst Anlass, Redaktion und Freigabeweg. Erstelle dann eine einzeln adressierte Pressemitteilung oder Einladung mit klarer Sperrfrist beziehungsweise Akkreditierung. Nach dem Versand dokumentierst du Antworten, fasst respektvoll nach und beendest den Vorgang ohne Druck.
Für Kunden hältst du Clippings, Rückmeldungen und offene Entscheidungen in einer übersichtlichen Struktur fest. Krisenmails gehen erst nach abgestimmter Freigabe heraus. Ein eigener Agentur-Newsletter bleibt freiwillig, enthält eine Abmeldung und wird getrennt von Pressearbeit geführt.